Sekretaris di era global

Era sekarang yang ditandai dengan kemajuan teknologi dan era globalisasi, menuntut peran sekretaris yang lebih besar daripada sebelumnya. Kalau dulu sekretaris lebih banyak dilibatkan dalam hal agenda surat menyurat, mengetik surat, atau menerima telepon dan menelpon, saat ini sekretaris bukan saja dituntut untuk trampil dalam bidang tersebut, namun harus trampil melakukan segala macam tugas karena dia mewakili seorang boss perusahaan.

Memang masih cukup banyak terdengar hal-hal negatif yang berkaitan dengan tugas seorang sekretaris, tapi ketahuilah image seorang sekretaris saat ini sudah jauh berubah, bahkan seorang sekretaris dibayar lebih tinggi dibandingkan dengan karyawan biasa. Mengapa bisa begitu ? Karena peran sekretaris saat ini jauh lebih besar dari peran sekretaris di masa sebelumnya, bukan lagi dianggap sebagai seorang ‘pelayan’ semata, namun perannya sudah sedemikian besar dalam membantu pekerjaan si boss : sebagai tangan kanan si boss, sebagai PR, sebagai analis, sebagai garda depan, sebagai duta, sebagai informan, sebagai filter informasi, sebagai pengatur rumah tangga perusahaan, dan sebagai mediator dengan pihak luar dan karyawan.

Lalu apa saja persyaratan seorang sekretaris di era global ini ? Selain performa sekretaris (tampil cantik, ditunjang sikap yang baik) berikut diuraikan satu persatu.

Penguasaan teknologi
Salah satunya adalah menguasai aplikasi teknologi termasuk di dalamnya a adalah media sosial. Kalau dulu surat menyurat dilakukan secara fisik, saat ini beberapa perusahaan sudah menggunakan surat menyurat elektronik (office management). Surat menyurat khususnya untuk internal tidak lagi dilakukan secara fisik tetapi sudah menggunakan perangkat ‘canggih’ ini. Surat yang diterima dari luar perusahaan di scan kemudian diteruskan dengan menggunakan office management tersebut secara digital. Demikian juga untuk komunikasi internal, penggunaan email sudah cukup dominan.

Membuka email khususnya email si boss, yang dikuasakan kepada sekretaris untuk membuka email tersebut termasuk juga menindaklanjuti isi email merupakan ketrampilan yang harus dimiliki oleh sekretaris. Jika ada surrat yang harus ditdandatangani oleh si bos dan kebetulan si bos berada di luar kota, sekretaris cukup mengirimkan via email, dan jika sudah disetujui oleh si bos, surat tersebut dicetak dan ditandatangani pada waktu si bos sudah di kantor.

Bahkan untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat bagi si boss, peranan teknologi ini sudah semakin besar peranannya. Program aplikasi ini misalnya MSOffice seperti MSWord, Excell, Powerpoint, atau program lain seperti Coreldraw, potoshop dan lain-lain.

Jadi seorang sekretaris harus melek teknologi karena harus dapat menggunakan teknologi yang mau tidak mau menjadi alat dalam melaksanakan tugas sehari-hari.

Berwawasan luas
Seorang sekretaris juga harus memiliki pengetahuan yang luas. Mengapa ? Seorang sekretaris bukanlah hanya sekedar ‘pesuruh’ seorang ‘bos’, tetapi seorang yang mampu memberikan masukan-masukan kepada si boss, alias sebagai advisor atau penasihat. Untuk itulah seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas tidak hanya menyangkut pekerjaanya, tetapi juga pengetahuan baik tentang organisasinya, maupun pengetahuan tentang kondisi di luar organisasinya. Pengetahuan tersebut akan bermanfaat untuk digunakan dalam mengelola data dan mengubahnya menjadi informasi yang bermanfaat bagi si bos. Jadi apa yang disampaikan kepada si bos, bukanlah data, tetapi berupa informasi. Beda ‘khan data dengan informasi ? Mereka juga dituntut untuk melakukan pekerjaan yang bersifat analisis. Dengan demikian, seorang sekretaris memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.

Komunikasi
Seorang sekretaris juga harus mempunyai ketrampilan komunikasi. Selain sebagai informan bagi si bos, dia juga harus mampu menyampaikan informasi kepada pihak lain baik kepada karyawan maupun kepada pihak luar. Jadi sekretaris juga berfungsi sebagai mediator antara manajemen dan karyawan. Namun demikian, dalam penyampaikan informasi tersebut, seorang sekretaris tidak boleh asal menyebar informasi karena dia harus sanggup menyaring informasi mana yang boleh dan tidak boleh disampaikan kepada pihak lain. Ini berkaitan dengan tugas sekretaris sebagai filter atau penyaring informasi.

Performa yang baik
Sekretaris juga sering tampil mewakili boss dalam acara-acara tertentu. Dengan demikian seorang sekretaris juga menjadi cerminan wajah si boss. Baik buruknya seorang sekretaris menunjukkan performance si boss.

Terampil berbahasa asing
Dalam era global ini, kemampuan berbahasa asing menjadi hal yang mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris, utamanya adalah bahasa inggris sebagai bahasa internasional. Apalagi perusahaan sering berhubungan dengan pihak asing, tak dapat dielakkan, kemampuan berbahasa asing adalah vital.

Pelayan (Customer Service)
Bagaimana dengan penerimaan tamu ? Ini memang menjadi kewajiban yang dari dulu sudah menjadi kewajibannya. Dalam hal ini, seorang sekretatis adalah sebagai customer service - memberikan pelayanan kepada tamu perusahaan, misalnya membalas surat menyurat, menerima tamu langsung, menyiapkan meeting termasuk perlengkapannya.

Termasauk dalam hal ini adalah melayani si bos dalam menjadwal meeting dengan klien agar tidak bentrok, mengatur tiket perjalanan, mengurus siapa yang akan menjemput kalau perjalanan ke luar kota.

Kredibel
Mengingat perannya yang sangat penting tersebut, seoramg sekretaris haruslah orang yang kredibel di mata karyawan, bisa dipercaya dan mempunyai integristas yang tinggi. Yang jelas, seorang sekretaris adalah orang yang sibuk karena dia adalah tangan kanan dari si bos. Hampir seluruh pekerjaan-pekerjaan si bos harus diketahui oleh seorang sekretaris. Ini tentu saja memerlukan ketrampilan dalam mengelola waktu (time management).

Senantiasa belajar
Untuk itu semua, jika Anda sebagai seorang sekretaris, Anda harus selalu meng-up date pengetahuan dan ketrampilan Anda agar Anda dapat ‘melayani’ si boss dan tamu-tamu Anda secara professional.

Siapkah Anda ?